L'Échéancier au-Delà des Budgets des Projets de Construction: Ce qu’il faut savoir.

Dans le cadre d'un projet de construction commerciale, qu'il s'agisse de rénovation ou d'amélioration locative, la validation de la compréhension mutuelle entre le client et l’entrepreneur est cruciale et précède la relation d'affaires envisagée. Les premières questions fréquemment posées par nos clients au Québec sont : Quel budget devons-nous prévoir pour les travaux ? Et est-il réaliste de compléter le projet dans un délai donné, par exemple six mois ? Les spécifications, en tant que paramètres de départ, jouent un rôle fondamental en établissant les bases sur lesquelles le budget et l’échéancier seront élaborés. Si le budget est souvent le centre d’intérêt immédiat, l’échéancier est tout aussi important, car il constitue le socle de l’orchestration et de la gestion efficace du projet.

Spécifications comme paramètre de départ et autres questionnements

Pour le cas d’un projet de construction commerciale, qu’il s’agisse de rénovation ou d’amélioration locative, voici un ordre de questionnement que de nombreux clients empruntent :

• Nous avons pris la décision stratégique de rénover complètement nos espaces commerciaux.

• Primo, quel budget de construction devons-nous prévoir pour l’ensemble des travaux de conception et de construction ?

• Secundo, est-ce que le projet peut être exécuté dans les six prochains mois ?

Les spécifications sont souvent le paramètre connu au départ et constituent la base de développement du budget et de l’échéancier du projet. Pour définir les spécifications du projet, il faut se rapprocher du client. Ce dernier déterminera les exigences et les principaux livrables, sinon le cadre dans lequel ils doivent être recueillis. C’est donc le client qui imprime la vision du projet à développer, ainsi que son usage et ses spécifications de haut niveau. Les équipes de planification de projet, incluant les architectes et les designers d’intérieur, sont en charge de traduire les idées et besoins du client en des documents de construction qui respectent les divers codes de construction du Québec et la réglementation en vigueur. Alors, en fin de compte, il faut s’assurer que les parties prenantes aient de façon raisonnable une même compréhension de l’étendu des travaux.

L’offre de l’entrepreneur au-delà du budget de construction

En ce qui concerne le budget à prévoir pour le projet de construction, les clients peuvent se fier aux données internes lorsqu’elles existent ou se référer à des consultants ou entrepreneurs généraux en construction. Pour avoir des données internes fiables, il faut mettre en place un système de benchmark permettant la collecte, l’analyse et la sauvegarde des données des projets de construction déjà complétés par l’entreprise. Le système de benchmark est valable pour des moyennes et grandes entreprises, et permet de développer des estimations de coût de haut niveau de type « ordre de grandeur » ou « classe D ». Pour obtenir un budget assez précis, il faut faire affaire avec un entrepreneur en construction, par sollicitation spontanée, appel d’offre ou par entente de service.

L’essence même de la validation d’un budget ne réside pas simplement dans la recherche du soumissionnaire le moins cher, mais plutôt dans la garantie que l’offre de l’entrepreneur correspond précisément à la demande et aux besoins spécifiques du client. En effet, une offre ne se limite pas à un prix, mais englobe également la qualité de la communication, la transparence des processus, et l'expérience globale de la livraison du projet. Le client ne cherche pas uniquement à obtenir un coût avantageux, mais souhaite avant tout collaborer avec un entrepreneur capable de traduire ses attentes en résultats concrets, tout en assurant une gestion fluide et sans surprises. Une expérience de livraison de projet impeccable, marquée par une communication claire et continue, est donc essentielle pour la satisfaction du client et la réussite globale du projet.

Les entrepreneurs sont souvent contactés pour aider à clarifier l’étendue des travaux et donner des budgets, des soumissions et des prix. Et, dépendant du niveau de développement des plans et devis, cela peut prendre de quelques semaines à quelques mois, pour ne pas dire que c’est souvent deux à trois semaines pour soumissionner aux appels d’offres. Les entrepreneurs vont faire des relevés de quantités, valider les prix auprès des fournisseurs et développer un coût pour le projet. Il est possible d’exiger et d’obtenir une estimation de type « classe A », avec une précision de l’ordre de -5 % à +10 % selon la norme ASTM E2516. C’est donc l’entrepreneur, responsable des méthodes de construction, qui pourra confirmer par une soumission ferme le coût d’exécution de votre projet de construction commerciale, industrielle ou résidentielle.

L’échéancier à valider minutieusement

Qui s’occupe donc de la validation de l’échéancier ? Le temps est-il vraiment de l’argent ? Un projet livré selon les attentes de qualité, dans les limites du budget mais avec un dépassement de l’échéancier ne satisfera pas le client, ni au Québec, ni au Canada, ni ailleurs dans le monde. Même si le budget du projet est respecté, la livraison d’un projet de construction commerciale en retard crée des pertes de profit ou des manques à gagner. Et qui compensera cela ?

Imaginez un projet d’amélioration locative de 10 000 pi.ca qui accuse deux mois de retard. Si la location annuelle se fait au coût de 24 $ par pi.ca, cela implique pour le client de payer 40 000 $ sans pouvoir jouir de ses espaces. Pour l’entrepreneur aussi, les délais et pertes de temps ne sont pas gratuits, c’est du temps : le temps des travailleurs, le temps des équipements en location, le temps pour les assurances et autres conditions générales de chantier, en plus du temps que le client aurait pu jouir de son projet. Il y a un coût pour chacun de ces usages du temps. Il y a un manque à gagner pour tout temps. Il y a un coût d’opportunité. « Time is money », comme affirmé dans la langue de Shakespeare.

Devrait-on s’insurger contre l’attitude de prendre trois semaines pour évaluer le coût des travaux et seulement trois heures pour évaluer l’échéancier ? En tant que client, vous désirez que votre entrepreneur, qui effectue la gestion du projet, mette l’accent sur la planification et sur l’exécution afin d’assurer une satisfaction et une expérience de livraison de projet impeccables. En effet, selon le PMI (Project Management Institute), « la gestion de projet est l’art de structurer l'ensemble des activités, des ressources et des équipes nécessaires au bon déroulement d’un projet dans le but d’atteindre un résultat précis, à valeur ajoutée ». C’est donc dire que l’orchestration et la planification efficientes sont à la base de la gestion de projet. Un autre dicton anglais souligne que « Failure to plan is planning to fail ».

En d’autres termes, un budget sans chemin pour y parvenir semble vain. C’est l’échéancier bien conçu qui démontre le chemin critique du projet. C’est la structuration qui assure la réalisation du projet, et elle ne doit point être négligée. Un projet de construction devrait être planifié comme une mission spatiale afin de permettre aux parties prenantes de recevoir une communication transparente et une assurance qualité en ce qui concerne le processus de livraison du projet.

En conclusion, la réussite d’un projet de construction commerciale repose sur une compréhension mutuelle claire entre le client et l’entrepreneur. La validation du budget, bien que cruciale, ne suffit pas à elle seule. La planification et l’échéancier doivent également être soigneusement élaborés et validés pour garantir une exécution conforme aux attentes. Livrer un projet dans les délais impartis est tout aussi important que le respect du budget, car chaque retard peut engendrer des pertes financières significatives et compromettre la satisfaction du client. En tant qu’entrepreneur, une planification minutieuse et une communication transparente sont essentielles pour offrir une expérience de livraison de projet impeccable, répondant ainsi pleinement aux attentes du client

Prêt à concrétiser votre projet de construction ?

Contactez Xenofan Consultants Constructions dès maintenant pour discuter de vos besoins et découvrir comment notre expertise peut vous aider à atteindre vos objectifs. De la planification à l'exécution, nous faisons de votre expérience de la livraison du projet notre priorité.

Référence

1.    Project Management Institute – Montreal. "La Gestion de Projet." Accessed August 11, 2024. https://www.pmimontreal.org/la-gestion-de-projet.